Posta elettronica certificata
La posta elettronica certificata è un sistema di posta elettronica mediante il quale inviare corrispondenza email con valore giuridico-legale uguale a quello della posta raccomandata. La posta elettronica certificata è conosciuta anche con l'acronimo Pec. In genere la posta elettronica certificata è un servizio a valore aggiunto offerto a pagamento dai provider internet. La Pec è stata istituita in Italia con il DPR 68/2005 e può essere concessa solo da gestori autorizzati dal CNIPA. La corrispondenza email inviata tramite Pec ha valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilisce la normativa DPR 11 Febbraio 2005 n.68, con l'attestazione dell'orario esatto di spedizione ( valore legale Pec ). È certificato sia il contenuto della email e sia il contenuto degli allegati. In caso di contenzioso, un messaggio email Pec garantisce l'opponibilità alle richieste di terzi. È però necessario che anche il destinatario abbia un indirizzo di posta elettronica certificata.
Funzionamento posta elettronica certificata. Una email Pec può essere spedita tramite un programma client ( Outlook Express, Thunderbird ecc) oppure via webmail. A differenza delle normali email, la posta elettronica certificata garantisce la certezza legale della spedizione e della consegna del messaggio al destinatario. I protocolli di sicurezza utilizzati nella Pec ( POP3s, IMAPs, SMTPs e HTTPs ) eliminano il rischio di modifiche al contenuto della email e degli allegati. Tutte le comunicazioni sono protette, crittografate e firmate digitalmente. Questo livello di sicurezza garantisce la certezza che il messaggio inviato e ricevuto non possa essere contraffatto da terzi.
Vantaggi della posta elettronica. I principali vantaggi della posta elettronica certificata ( Pec ) sono i seguenti:
- Costi Pec. La spedizione di messaggi tramite posta elettronica certificata ha un costo fisso annuale indipendente dal numero di spedizioni effettuate o dalla loro dimensione. Ciò riduce notevolmente il costo delle comunicazioni rispetto a una tradizionale raccomandata cartacea. Il costo di un messaggio di posta elettronica certificata è inferiore anche rispetto alla corrispondenza postale e alla spedizione di fax in un anno poiché, a differenza di questi ultimi, la Pec ha un costo fisso annuale e non implica costi variabili di utilizzo.
- Valore legale Pec. Le email Pec hanno valore legale. Possono essere presentate come prova di comunicazione in caso di contenziosi. Al mittente della email viene recapitata una ricevuta di ritorno che certifica la spedizione del messaggio email, indicando data e ora di spedizione e di consegna. La ricevuta ha valore legale.
- Non richiede software particolari. Si può continuare a inviare messaggi email certificati tramite client (es. Outlook Express) o webmail.
- I messaggi sono criptati da protocolli di sicurezza in grado di rendere illeggibili i messaggi e gli allegati, salvo che al mittente e al destinatario.
- Riduzione dei messaggi spam. La casella email certificata è abilitata a ricevere le comunicazioni da altre caselle email certificate. Ciò consente indirettamente di ridurre la quantità di comunicazioni spam o virus tramite posta elettronica.
Svantaggi della posta elettronica. I principali svantaggi della posta elettronica certificata ( Pec ) sono i seguenti:
- Ricezione email normali. La casella Pec è abilitata a ricevere soltanto messaggi email certificati. È quindi consigliabile continuare a utilizzare la propria casella email non certificata per ricevere email dall'estero e per la corrispondenza ordinaria (es. messaggi da clienti privati) e la posta certificata per le comunicazioni aziendali ufficiali da parte dei propri clienti aziendali, fornitori, enti, professionisti ed aziende esterne.
- Standard internazionale. La tecnologia Pec non è riconosciuta come standard internazionale a differenza di altre modalità di firma digitale e di tracciamento ( RFC 3798 ).
Chi può utilizzare la Pec. L'utilizzo della posta elettronica certificata è obbligatorio in Italia per le aziende ed i professionisti. Con il decreto legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n.2 del 28/01/2009, il legislatore rende obbligatorio l'uso della Posta Elettronica Certificata ( Pec ) per le aziende e i professionisti ( obbligo Pec per le imprese ). La Pec va nella direzione della digitalizzazione dei documenti aziendali e della dematerializzazione, in quanto non implica l'uso di materiale cartaceo. La Pec può essere utilizzata da aziende ed enti pubblici per inviare circolari, direttive, comunicazioni, ordini, contratti, fatture, convocazioni, documenti ecc. Pur nascendo per il mondo delle imprese, la posta elettronica certificata può essere utilizzata anche dai privati cittadini. Anche in questo caso la comunicazione ha valore legale. Ad esempio, la Pec può essere utilizzata da un cittadino come alternativa telematica alla raccomandata postale per inviare documenti o comunicazioni alla Pubblica Amministrazione, alle aziende, i quali sono obbligati a dotarsi di casella certificata per ricevere queste email e fornire al mittente una ricevuta di ritorno.
